Zásady ochrany a zpracování osobních údajů

obchodní firma: Mé bonusy s. r. o.

sídlo: Moskevská 28/23, Liberec IV-Perštýn, 460 01 Liberec

IČ: 03814122

Zajištění informační povinnosti správce osobních údajů

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů Mé bonusy s. r. o. jsou vydány v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti správce osobních údajů dle čl. 13 GDPR.

Rozsah zpracování osobních údajů - kategorie osobních údajů

Společností Mé bonusy s. r. o., jako správcem osobních údajů (a v některých méně častých případech i jako zpracovatelem), může dojít v souladu se základními principy zpracování osobních údajů (zákonnost, korektnost a transparentnost zpracování, účelové omezení, minimalizace osobních údajů, přesnost a aktuálnost, omezení uložení, integrita a důvěrnost) a za splnění níže uvedených podmínek ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1. Identifikační údaje a adresní údaje

Takovými údaji jsou zejména titul, jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, název obchodní firmy, datum narození, rodné číslo, IČ, DIČ, fakturační adresa, čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nelze kopírovat, jsou na kopiích dokladů začerněny), bankovní spojení, podpis.

2. Kontaktní údaje

Takovými údaji jsou zejména kontaktní e-mail, telefonní číslo, korespondenční adresa.

3. Ostatní údaje

Jsou to údaje, které subjekt osobních údajů poskytne správci osobních údajů pro stanovené účely na základě právních důvodů zpracování včetně souhlasu i údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů Jedná se zejména o věk, pohlaví a telefonní číslo.

4. Provozní údaje

Jedná se o údaje vznikající při přímé komunikaci mezi Mé bonusy s. r. o. a subjektem údajů, zejména údaje pro účely porovnání bonusů v rámci pojištění, vyhodnocení nejlepší alternativy, poradenství a poskytování informací ohledně procesu žádosti o bonusy, jejich čerpání, režim při neúplném vyčerpání bonusů apod. Dále pak o údaje pro potřeby účtování a plnění zákonných povinností Mé bonusy s. r. o. a o údaje zpracovávané pro řešení případných sporů plynoucích z konkrétních kontraktů.

5. Údaje zpracované na základě souhlasu subjektu údajů

Jedná se o zpracování osobních údajů, které není nezbytně nutné k plnění smlouvy, zákonných povinností správce či ochranu oprávněných zájmů Mé bonusy s. r. o.  Účelem jejich zpracování, zvláště pak při zpracování na základě Souhlasu pro obchodní účely, je zlepšení, zrychlení a zvýšení kvality vzájemné komunikace a poskytovaných služeb ze strany Mé bonusy s. r. o.  Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány jen po dobu platnosti tohoto souhlasu. Udělení souhlasu je kdykoliv odvolatelné.

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje poskytuje subjekt osobních údajů správci osobních údajů pro stanovené účely na základě právních důvodů zpracování včetně souhlasu. Zdrojem osobních údajů jsou pro stanovené účely v nezbytné míře i údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů, zejména obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík a centrální evidence exekucí. 

Účely a právní důvody zpracování osobních údajů

Od účelu zpracování se odvíjí rozsah zpracovávaných údajů. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy nebo oprávněného zájmu Mé bonusy s. r. o. či na základě zákona, a to vše bez souhlasu subjektu osobních údajů. Pro jiné účely může dojít ke zpracování osobních údajů pouze na základě souhlasu.

1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Mé bonusy s. r. o.

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Mé bonusy s. r. o. a ochranu oprávněných zájmů Mé bonusy s. r. o. je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné provádět kontraktaci, poskytovat služby ani řádně plnit zákonné povinnosti. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto dílčí účely: plnění účetních a daňových povinností (plnění zákonných povinností), vyúčtování (plnění smlouvy), vymáhání pohledávek a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem), ochrana a správa majetku, zejména vedení evidencí, které je Mé bonusy s. r. o. jako zaměstnavatel povinen vést k prokázání daňové znatelnosti výdajů (oprávněný zájem), života a zdraví (oprávněný zájem), zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti Mé bonusy s. r. o. (oprávněný zájem), účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby přestupkového, správního řízení, trestního řízení apod. a pro naplnění povinnosti součinnosti se státními orgány České republiky včetně Policie České republiky (plnění zákonných povinností).

2. Zpracovávání údajů Mé bonusy s. r. o. se souhlasem 

Mé bonusy s. r. o. se souhlasem subjektu údajů může zpracovávat některé údaje nad rámec nutný k plnění smlouvy a taktéž pro obchodní účely, a to na základě Souhlasu pro obchodní účely, pro vytvoření vhodné nabídky zdravotního pojištění ze strany zdravotních pojišťoven, a to Všeobecné zdravotní pojišťovny české republiky, Vojenské zdravotní pojišťovny české republiky, České průmyslové zdravotní pojišťovny, Oborové zdravotní pojišťovny zaměstnanců bank, pojišťoven a stavebnictví, Zaměstnanecké pojišťovny škoda, Zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra české republiky, Revírní bratrské poklady, pro poskytování služeb společnosti Mé bonusy s. r. o. klientovi, pro zlepšení kvality služeb a pro případné zrychlení a zlepšení úrovně vzájemné komunikace. Konkrétní forma/formy – např. telefonicky, písemně, prostřednictvím internetové reklamy, formou elektronické komunikace, je v dispozici subjektu osobních údajů, který případný souhlas uděluje. Správce provádí pro oslovení klientů s vhodnými nabídkami pouze nezbytně nutné zpracování. Poskytnutí souhlasu je dobrovolné a kdykoli odvolatelné. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Mé bonusy s. r. o.  pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito Zásadami ochrany a zpracování osobních údajů. Obchodní sdělení lze cílit jednak na kontakty klientů/stávajících zákazníků z titulu oprávněného zájmu správce osobních údajů a to jen do doby vyslovení případného nesouhlasu klienta/stávajícího zákazníka. Nebo na základě platného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely. Obchodní sdělení vždy skýtají možnost odmítnutí přijímání dalších obchodních sdělení.

Doby zpracování osobních údajů

Osobní údaje pro činnosti Mé bonusy s. r. o. , jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány, likvidovány v řádných lhůtách.

U klientů Mé bonusy s. r. o., je společnost Mé bonusy s. r. o. oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v databázi klientů jejich základní identifikační, adresní, kontaktní údaje i ostatní a provozní údaje po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společností Mé bonusy s. r. o.

Jsou-li vystavovány správcem údajů faktury dle zákona o dani z přidané hodnoty, jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou návazně po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i příslušné smlouvy.

Režim osobních údajů poskytnutých v rámci jednání, které nevedlo k uzavření smlouvy

V případě jednání mezi společností Mé bonusy s. r. o.  a potenciálním zájemcem o uzavření smlouvy, které nebylo zakončeno uzavřením smlouvy, je společnost Mé bonusy s. r. o.  oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od ukončení příslušného jednání.

Ostatní příjemci osobních údajů

Společnost Mé bonusy s. r. o. při plnění svých závazků a povinností využívá odborné služby jiných subjektů. Pokud tito zpracovávají osobní údaje předané od společnosti Mé bonusy s. r. o., mají postavení zpracovatelů osobních údajů. Zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů udělených společností Mé bonusy s. r. o. Může jít zejména o činnost účetního, daňového poradce, auditora, advokáta, správce IT systému apod. Se všemi takovými subjekty uzavírá Mé bonusy s. r. o.  smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů, odpovídající evropskému standardu.

Pro realizaci své činnosti využívá společnost Mé bonusy s. r. o. spolupráci s extermíni partnery, kteří jsou v postavení správce osobních údajů nebo/i zpracovatele osobních údajů. Těmto subjektům může společnost Mé bonusy s. r. o. předávat osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu, určeném účelem dané agendy a po předchozím prověření zajištění ochrany osobních údajů na úrovni evropských standardů ze strany těchto subjektů.

Společnost Mé bonusy s. r. o. v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

Kategorie zpracovatelů, správců a dalších příjemců osobních údajů

Společnost Mé bonusy s. r. o. vede aktuální seznam jednotlivých kategorií zpracovatelů, správců a dalších příjemců osobních údajů, u kterých může dojít ke zpracování osobních údajů subjektů údajů. Jedná se zejména o poskytovatele účetních, daňových, finančních a právních služeb a poradenství, IT služeb, servisních a technických služeb, poštovních služeb, případné zplnomocněné subjekty, orgány státní správy, zdravotní pojišťovny, a to Všeobecné zdravotní pojišťovny české republiky, Vojenské zdravotní pojišťovny české republiky, České průmyslové zdravotní pojišťovny, Oborové zdravotní pojišťovny zaměstnanců bank, pojišťoven a stavebnictví, Zaměstnanecké pojišťovny škoda, Zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra české republiky, Revírní bratrské poklady.

Předávání osobních údajů do jiných států v rámci EU

Společnost Mé bonusy s. r. o. nepředává osobní údaje do další země v rámci EU.

Předávání osobních údajů do třetích zemí

Společnost Mé bonusy s. r. o. nepředává osobní údaje do třetí země ani mezinárodní organizaci mimo rámec EU.

Způsoby zpracování osobních údajů

Společnost Mé bonusy s. r. o. zpracovává osobní údaje manuálním způsobem i automatizovaně a vede řádnou evidenci takových činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

Informace o právech subjektů údajů

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti Mé bonusy s. r. o.  potvrzení o zpracování osobních údajů, právo na informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, jež jsou zpracovávány. Dále pak o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupňovány a o době zpracování. Dále má subjekt údajů právo požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, týkajících se subjektu údajů, nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování. Může si vyžádat kopii osobních údajů, přičemž v případě opakované žádosti bude společnost Mé bonusy s. r. o.  oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, resp. na doplnění neúplných osobních údajů, které o něm společnost Mé bonusy s. r. o. zpracovává. Subjekt údajů má vůči správci údajů adekvátní povinnost oznamovat změnu svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo.

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost Mé bonusy s. r. o. neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost Mé bonusy s. r. o. má nastaveny mechanismy pro výmaz osobních údajů, kdy pominul účel, jež určoval rozsah a parametry zpracování osobních údajů.

4. Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Subjekt údajů má také dle čl. 19 GDPR právo na oznámení ze strany společnosti Mé bonusy s. r. o.  v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů.

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

Čl. 20 GDPR přiznává subjektu údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Mé bonusy s. r. o. o předání těchto údajů jinému správci. Žádosti nelze vyhovět, pokud by v konkrétním případě mohlo dojít k negativnímu dotčení práv a svobod třetích subjektů.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti Mé bonusy s. r. o. Je na společnosti Mé bonusy s. r. o., aby prokázala existenci oprávněného důvodu pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů. V opačném případě společnost Mé bonusy s. r. o. zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů je kdykoli odvolatelný, a to stejně jednoduchou formou, jakou byl udělen.

9. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování založeného výhradně na automatizovaném zpracování

Subjekt osobních údajů má právo nebýt předmětem rozhodování, založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro subjekt osobních údajů právní účinky.

 Automatizované rozhodování

Společnost Mé bonusy s. r. o. neprovádí automatizované rozhodování ani profilování.

Kontakty na vedení agendy ochrany OÚ Mé bonusy s. r. o.  

Na níže uvedených kontaktech mohou subjekty osobních údajů realizovat možnost uplatnění svých práv, a to písemnou či elektronickou formou.

Adresa: Mé bonusy s. r. o. s.r.o., odd. ochrany os. údajů, Podhorská 377/20, 466 01 Jablonec nad Nisou

E-mailová adresa: info@mebonusy.cz web: www.mebonusy.cz

Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo podat stížnost a obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz

Účinnost a aktualizace Zásad o ochraně a zpracování osobních údajů

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů firmy Mé bonusy s. r. o.  podléhají průběžné aktualizaci, vždy s uvedením pořadového čísla aktualizace a termínu jejího uskutečnění. 

Tyto Zásady ochrany a zpracování osobních údajů firmy Mé bonusy s. r. o. nabývají účinnosti dnem zveřejnění, tj. 1.2.2022